Abends wird nachgetippt
Der Chef oder die Bürokraft überträgt Zettel und Nachrichten in die Tabelle. Jeden Abend aufs Neue, für dieselben Angaben, die schon einmal jemand aufgeschrieben hat.
Um halb fünf ist die Baustelle fertig, um fünf steht das Fahrzeug am Hof, und der Tagesbericht ist noch nicht geschrieben. Also wird er im Auto getippt, später zu Hause nachgeholt oder eben nicht gemacht.
Im Büro beginnt dann die zweite Runde: Zettel abtippen, Nachrichten aus der Kolonnengruppe zusammensuchen, Fotos von verschiedenen Telefonen einsammeln. Und am Monatsende fehlt der Nachweis für die Zusatzarbeit, die auf der Baustelle mündlich vereinbart wurde.
Der Chef oder die Bürokraft überträgt Zettel und Nachrichten in die Tabelle. Jeden Abend aufs Neue, für dieselben Angaben, die schon einmal jemand aufgeschrieben hat.
Zusatzarbeiten werden auf der Baustelle mündlich vereinbart und nie dokumentiert. Am Monatsende fehlt der Nachweis, und die Position wird nicht abgerechnet.
Die Bilder liegen in der Galerie oder in der Gruppe. Wird Monate später ein Mangel gerügt, findet niemand mehr die Aufnahme, die den Zustand zeigt.
Unterweisung, Prüfprotokoll, Winterdienst, Baumkontrolle. Rechtlich gefordert, praktisch geführt, wenn zwischendurch Zeit ist.
Nicht die bessere App, sondern gar keine App.
Fast jeder Betrieb hat schon eine probiert. Gescheitert ist sie selten am Funktionsumfang, sondern an Login, kleinen Eingabefeldern, Handschuhen, fehlendem Netz und daran, dass nicht jeder in der Kolonne gut Deutsch liest. Der Assistent gewinnt nicht durch mehr Funktionen. Er gewinnt, weil er in dem Kanal lebt, den Ihre Leute ohnehin den ganzen Tag benutzen, und weil er Sprache annimmt statt Formulare zu verlangen.
Jeder Fall ist einzeln freischaltbar. Angefangen wird mit dem Tagesbericht, alles Weitere kommt dazu, wenn der erste Teil im Betrieb angekommen ist.
Mitbestimmung beachten: Sobald Arbeitszeiten erfasst werden, greift § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Besteht ein Betriebsrat, wird er vor dem Aufbau eingebunden. Ohne diese Klärung wird dieser Baustein nicht freigeschaltet.
Der Mitarbeiter schickt eine Sprachnachricht an die Betriebsnummer. Nur eingetragene Nummern werden angenommen, alle anderen bekommen einen Hinweis und sonst nichts.
Die Aufnahme wird zu Text, danach liest ein Sprachmodell die Angaben heraus. Die Namen Ihrer Baustellen, Orte und Kunden sind vorher hinterlegt, damit Eigennamen richtig ankommen.
Fehlt eine Pflichtangabe, kommt eine gezielte Rückfrage. Erst wenn der Bericht vollständig ist, wird er gespeichert und als Dokument erzeugt.
PDF und Word-Datei gehen an die Geschäftsführung, die Fotos in Ihre Ablage. Freitags und zum Monatsende kommt der Stundennachweis dazu.
Nichts verlässt den Betrieb ohne Freigabe. Angebote, Rechnungen und Schriftverkehr werden vorbereitet und einem Menschen vorgelegt. Erkannte Nachträge werden gemeldet, nicht selbsttätig berechnet. Alles, was Geld oder Recht berührt, bleibt eine Entscheidung und wird keine Automatik.
Kein Ersatz für eine Branchensoftware. Der Assistent erfasst und dokumentiert, er kalkuliert nicht und verwaltet keine Aufträge. Hat Ihre vorhandene Software eine offene Schnittstelle, wird sie angebunden. Hat sie keine, läuft der Assistent daneben und liefert Exporte. Das ist dann eine Parallellösung und keine Integration, und es steht so im Angebot.
Keine Fehlerfreiheit. Spracherkennung und Feldextraktion können danebenliegen. Pflichtfelder werden nachgefragt, Eigennamen aus Ihren Stammdaten vorgeladen, und das Büro sieht jeden Bericht vor der Weitergabe. Ganz ausschließen lässt sich ein Fehler nicht. Er ist der Preis dafür, dass überhaupt ein Bericht entsteht. Im Menü ist außerdem gekennzeichnet, dass hier ein KI-System antwortet, wie es Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt.
Für die Verarbeitung schließen Sie mit NeuFokus einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, und Sie erhalten die Angaben für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Die Berichte liegen in einer Datenbank in der EU, die Dateien bevorzugt in Ihrem eigenen Cloudkonto. Die Spracherkennung läuft über einen Anbieter mit Verarbeitung in der EU, die Aufnahme wird nach der Umwandlung gelöscht. Das Sprachmodell, das die Angaben aus dem Text herausliest, läuft bei einem US-Anbieter über dessen globalen Zugang, also ohne Zusicherung einer Verarbeitung ausschließlich in der EU. Der Anbieter sagt zu, dass Inhalte aus der Schnittstelle nicht in das Training einfließen. Beides ist im Vertrag ausgewiesen, damit Ihr Datenschutzbeauftragter es bewerten kann.
Meta ist als Betreiber von WhatsApp beteiligt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung endet an der Schnittstelle des Unternehmensaccounts, weil die Nachrichten dort zur Verarbeitung entschlüsselt werden. Als Arbeitgeber informieren Sie Ihre Mitarbeiter nach Artikel 13 DSGVO, und niemand muss sein privates Telefon einsetzen: entweder Diensthandys oder eine schriftliche Regelung der Privatnutzung. Standortdaten werden bewusst nicht erfasst. NeuFokus ist ein Einzelunternehmen, Betreuung und Störungsbearbeitung finden montags bis samstags von 8:00 bis 18:00 Uhr statt, eine Rufbereitschaft rund um die Uhr gibt es nicht.
ABLAUF
Vier Schritte. Im ersten erfahren Sie auch, ob sich das für Ihren Bestand überhaupt lohnt.
Ich sehe mir an, welche Dokumente vorliegen, wie aktuell sie sind und wer darauf zugreifen darf, und spreche mit den Leuten, die täglich suchen. Sie erhalten eine schriftliche Einschätzung, welche Anwendungsfälle sich lohnen. Erstgespräch und Analyse sind kostenlos und unverbindlich.
Architektur, Modellwahl, Rollenkonzept und Löschkonzept, dazu die Abgrenzung, was der Assistent ausdrücklich nicht tun soll. Sie bekommen eine verständliche Fassung und eine technische für Ihre IT oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Die Umgebung wird eingerichtet, der Bestand verarbeitet, die Quellsysteme verbunden. Danach wird die Antwortqualität an echten Fragen aus Ihrem Betrieb nachjustiert: Abschnittsgrößen, Suchgewichtung, Freigabestufen.
Gestartet wird mit einer überschaubaren Nutzergruppe und einem klar umrissenen Bestand. Dazu Einweisung, Handreichung für die Mitarbeiter und Dokumentation. Danach Pflege des Bestands, Modellaktualisierung und weitere Anwendungsfälle.