Kopie im selben Raum
Original und Sicherung stehen nebeneinander. Ein Wasserschaden, ein Brand oder ein Einbruch nimmt beides mit.
In vielen kleinen Betrieben hängt am Bürorechner eine USB-Festplatte. Ein Programm schreibt nachts darauf, jedenfalls hat es das früher getan, und niemand prüft, ob der Lauf durchläuft.
Damit sind drei Risiken offen. Brand, Wasser oder Einbruch treffen Original und Kopie zusammen. Eine defekte Platte fällt erst auf, wenn jemand etwas zurückholen will. Und Schadsoftware verschlüsselt alles, was sie beschreiben kann, auch die dauerhaft verbundene Sicherungsplatte.
Original und Sicherung stehen nebeneinander. Ein Wasserschaden, ein Brand oder ein Einbruch nimmt beides mit.
Was als Laufwerksbuchstabe sichtbar ist, kann Schadsoftware auch verschlüsseln. Die Sicherung ist dann Teil des Schadens.
Ein Plattenverbund hält den Betrieb aufrecht, wenn eine Platte ausfällt. Gegen Löschen, Verschlüsselung und Diebstahl hilft er nicht.
Meist hat niemand je versucht, aus der Sicherung etwas wiederherzustellen. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme.
Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus. Seit es Verschlüsselungsangriffe gibt, kommt eine vierte Bedingung dazu: ein Stand, der sich nicht löschen lässt.
Genau diese vier Punkte hat das BSI im Baustein zum Datensicherungskonzept festgehalten: Sicherungen dürfen nicht überschreibbar sein, und es muss getestet werden, ob Daten einwandfrei und in angemessener Zeit zurückkommen. Daraus folgt der Aufbau auf dieser Seite. Nichts davon ist aufwendig, es muss nur einmal richtig eingerichtet und danach überwacht werden.
Fünf typische Betriebe, drei Punkte, an denen die meisten Sicherungen scheitern, und am Ende der Test, der aus einer Annahme eine Sicherung macht.
Dateisystem mit Prüfsummen, damit stille Datenfehler auffallen, dazu Snapshots und ein Papierkorb, der Gelöschtes eine festgelegte Zeit vorhält. Eigene Konten, Freigaben nach Aufgaben getrennt.
Verschlüsselung mit AES-256 und Authentifizierung, im Betrieb und vor der Übertragung. Der Schlüssel gehört Ihnen, wird schriftlich übergeben und außerhalb der EDV hinterlegt.
Eine Kopie in einem Rechenzentrum in Deutschland oder auf einem zweiten NAS in einer Zweigstelle, mit getrennten Zugangsdaten und einem Stand, der sich nicht löschen lässt.
Meldung bei fehlerhaftem und bei ausbleibendem Lauf, Warnung bei knappem Speicher und Plattenfehlern, regelmäßiger Prüfsummenlauf über den Bestand, dazu die monatliche Übersicht.
Diese Abgrenzung ist wichtig, weil sie regelmäßig verwechselt wird. Eine Sicherung stellt einen früheren Zustand wieder her. Ein Archiv hält einzelne Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist unveränderbar, auffindbar und lesbar vor, mit Index, Protokollierung und Verfahrensdokumentation. Eine Sicherung mit einer Aufbewahrung von einigen Monaten erfüllt das nicht. Wo ein Archiv gefordert ist, gehört ein Archivsystem dazu, und die Sicherung schützt dann dieses Archiv.
Zu den Fristen nur so viel, wie ein IT-Dienstleister sagen darf: § 147 der Abgabenordnung nennt zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen von steuerlicher Bedeutung. Handelsrechtlich regelt § 257 HGB die Aufbewahrung parallel dazu, für elektronische Unterlagen kommen die GoBD hinzu, unter anderem mit Anforderungen an Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation. Was Ihr Betrieb wie lange aufbewahren muss, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. NeuFokus richtet die Technik ein und dokumentiert sie, leistet aber keine Steuer- und keine Rechtsberatung.
Für ein NAS brauchen Sie in der Regel keinen Elektriker. Das Gerät wird an eine vorhandene Steckdose angeschlossen, mit dem mitgelieferten Netzteil oder einem Kaltgerätekabel, und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung als Steckergerät richte ich selbst ein und binde sie in die Überwachung ein, sodass das NAS bei längerem Stromausfall sauber herunterfährt. Eine Elektrofachkraft wird erst gebraucht, wenn eine Steckdose oder Netzwerkdose neu gesetzt, ein Kabelweg durch Wand oder Decke geführt oder eine Stromversorgung fest angeschlossen werden soll.
Zwei Dinge gehören noch dazu, unangenehm und trotzdem gesagt. Der Schlüssel für die Sicherung gehört Ihnen und wird außerhalb der EDV hinterlegt. Geht er ersatzlos verloren, ist die Sicherung nicht mehr lesbar, daran kann dann niemand etwas ändern. Und NeuFokus ist ein Einzelunternehmen: Betreuung und Störungsbearbeitung finden montags bis samstags von 8:00 bis 18:00 Uhr statt, eine Rufbereitschaft rund um die Uhr gibt es nicht. Braucht Ihr Betrieb das, sage ich es vor Vertragsschluss.
Vier Schritte. Der letzte ist der einzige, der beweist, dass die drei davor etwas taugen.
Ich sehe mir an, welche Geräte es gibt, wo die Daten liegen, was heute gesichert wird und wie schnell die Leitung tatsächlich ist. Sie erhalten eine schriftliche Bestandsaufnahme. Erstgespräch und erste Aufnahme sind kostenlos und unverbindlich.
Was wird gesichert, wie oft, wie lange aufbewahrt, wohin außer Haus, wer hat welche Rechte und wer den Schlüssel. Dazu ein Vorschlag für NAS-Klasse, Plattenbestückung und RAID-Level sowie die realistische Dauer einer Wiederherstellung.
NAS aufbauen, Dateisystem, Freigaben, Benutzer und Rechte anlegen, Sicherungsaufträge einrichten, Ziel außer Haus anbinden, unveränderlichen Stand aktivieren und die Überwachung scharf schalten. Große Bestände werden vor Ort erstbefüllt statt über die Leitung.
Getestet werden eine einzelne Datei, ein ganzer Ordner und mindestens ein vollständiges Systemabbild. Sie bekommen Protokoll, Dokumentation und Notfallplan. Erst danach gilt die Sicherung als in Betrieb.